Erfolgreich als Freiberufler/Solopreneur – So bringe ich Struktur in meine Finanzen

Persée tuant le dragon, 1910, oil on canvas 160 x 225 cm, Musée d'art et d'histoire, Geneva
Persée tuant le dragon, 1910, oil on canvas
160 x 225 cm, Musée d’art et d’histoire, Geneva

Der erste Schritt bei der Organisation Ihrer Finanzen sollte die Trennung Ihrer privaten von den geschäftlichen Geldbewegungen sein. Richten Sie dazu ein eigenständiges Girokonto für Ihre Geschäftsfinanzen ein. Teilen Sie Ihren Auftraggebern unverzüglich Ihre neue Geschäftskontoverbindung mit, damit zukünftig alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über dieses Konto abgewickelt werden. Für kleine Anschaffungen brauchen Sie etwas Bargeld. Dafür können Sie Beträge direkt von dem Geschäftskonto abheben oder begleichen. Wenn Sie Bargeld vom Geschäftskonto abheben, können Sie für dieses Geld oder das Restgeld, das vom Einkauf für das Büro übrigblieb, eine kleine Kasse anlegen. Sobald Sie geschäftlich mit Barsummen hantieren, sind Sie allerdings dazu verpflichtet, ein ordentliches Kassenbuch zu führen. In diesem Kassenbuch werden alle in bar erfolgten Einzahlungen und beglichenen Kosten festgehalten. Ein Kassenbuch können Sie günstig zum Beispiel über den Bürohandel beziehen. In einem solchen Kassenbuch werden alle in bar erfolgenden Zahlungsein- und -ausgänge erfaßt. Wenn Sie zum Beispiel 500 € vom Geschäftskonto abheben, um damit eine neue Telefonanlage zu kaufen, tragen Sie im Kassenbuch auf der Einnahmenseite zunächst unter dem entsprechenden Datum den Eingang von 500 € in die Kasse ein. Dazu können Sie zum Beispiel den Vermerk «bar für die Kasse» notieren. Die Kosten für die Telefonanlage, zum Beispiel 300 €, tragen Sie mit dem Vermerk «Telefonanlage» unter der Rubrik «Ausgaben» ein. Damit haben Sie nach dieser Transaktion einen Kassenbestand von 200 € im Plus, der nicht nur durch Nachzählen, sondern auch durch Überprüfung des Kassenbuches ermittelt werden kann. Genauso verfahren Sie künftig mit allen Ausgaben und Einnahmen, die Sie in bar tätigen. Beachten Sie bitte unbedingt, daß Sie grundsätzlich jeden Ausgabenbeleg beim Empfang daraufhin kontrollieren, ob auf ihm der im Betrag enthaltene Anteil für die Umsatzsteuer («Mehrwertsteuer») als Betrag ausgewiesen ist. Bei Belegen über geringfügige Ausgaben reicht auch die Angabe der enthaltenen Umsatzsteuer in Prozent. Das Finanzamt erkennt Kostenbelege nicht an, wenn auf diesen nicht der Zahlungsgrund und der Umsatzsteuersatz als Betrag ausgewiesen sind. Für Ihre Ausgabenbelege sollten Sie einen besonderen Aktenordner anlegen, in die Sie Belege nach den verschiedenen Ausgabenarten und dort nach Datum sortiert ablegen. Dafür ist es zweckmäßig, wenn Sie die Belege zum Beispiel einzeln auf eine DIN-A4-Seite heften, ohne daß sie dadurch unleserlich werden. Dies mag zwar umständlich klingen, erleichtert Ihnen aber die Übersicht – und Ihrem Steuerberater die Arbeit. Bewirtungsbelege müssen grundsätzlich neben dem Kassenbeleg, auf dem Einzelpositionen wie Speisen und Getränke, Ort und Datum der Bewirtung aufgeführt sind, auch einen Hinweis darauf enthalten, wer bewirtet wurde (Name der bewirteten Personen und eventuell die Bezeichnung der Firma, der diese Personen angehören). Ebenso muß der Anlaß der Bewirtung angegeben sein; zum Beispiel «Akquisitionsgespräch». Die meisten Restaurants stellen auf Anfrage einen gesonderten Bewirtungsbeleg aus, auf dessen Rückseite Sie die erforderlichen Angaben machen können. Solche Belege sind auch als Vordrucke im Bürohandel erhältlich. Die Belege gelten allerdings nur im Zusammenhang mit dem entsprechenden Kassenzettel.  Neben der Möglichkeit, Beträge in bar von Ihrem Geschäftskonto abzuheben, in Ihre Bürokasse einzuzahlen und damit notwendige Ausgaben in bar zu bestreiten, können Sie natürlich ausstehende Rechnungen auch per Überweisung oder regelmäßige Ausgaben per Dauerauftrag direkt von Ihrem Konto aus begleichen.
Eine besondere Form der Überweisung ist dabei die Überweisung von Geldbeträgen auf Ihr eigenes, privates Girokonto: die Privatentnahme. Mit einer Privatentnahme zweigen Sie Kapital aus Ihrem Unternehmen ab, um zum Beispiel Ihren privaten Lebensunterhalt zu bestreiten. Damit ist eine Privatentnahme quasi ein Vorgriff auf Ihr eigentliches Einkommen, das erst am Ende des Geschäftsjahrs feststeht: den Gewinn Ihres Unternehmens. Wie jede Überweisung oder jeder Dauerauftrag muß auch die Überweisung auf Ihr privates Girokonto mit einem Verwendungszweck gekennzeichnet werden. In diesem Fall reicht als Buchungstext der Vermerk «Privatentnahme» für Ihre Buchhaltung aus. Diesen Umweg der Überweisung auf Ihr eigenes Konto sollten Sie im Interesse einer geordneten Buchführung in Kauf nehmen. Sicherlich kann es in manchen Fällen notwendig sein, private Ausgaben sofort in bar zu begleichen. In diesem Fall behandeln Sie die Abhebung vom Geschäftskonto wie üblich als gleichzeitige Einzahlung in die Bürokasse.
Im Kassenbuch vermerken Sie, wie auf dem Überweisungsträger, neben Datum und der entsprechenden Summe ebenfalls den Hinweis «Privatentnahme». Keinesfalls sollten Sie jedoch private Rechnungen durch Überweisungen direkt von Ihrem Geschäftskonto aus begleichen. Damit verlieren Sie nicht nur schnell die Übersicht, sondern erschüttern auch das Vertrauen des Finanzamts in Ihre ordentliche Buchführung. Das Gegenstück zur Privatentnahme ist die Privateinlage. Mit einer Privateinlage, also einer privaten Einzahlung oder Überweisung auf Ihr Geschäftskonto, erhöhen Sie Ihr Firmenkapital. Von daher wird eine Privateinlage in Ihrer Buchhaltung wie eine private Investition in Ihr Unternehmen gewertet. Auch wenn Ihnen diese Vorgänge kompliziert und bürokratisch erscheinen, werden Sie schnell feststellen können, wie sehr Sie damit sich selbst und anderen das Leben erleichtern können. Sie schaffen die notwendige Transparenz und den Grundstock für eine ordentliche Buchführung. Und Sie behalten durch die strikte Trennung zu jeder Zeit den Überblick über Ihre geschäftlichen und Ihre privaten Finanzen.

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